Qu’est-ce que le suivi d’avancement de projet en signalétique intérieure et extérieure lyon ?
Le suivi d’avancement (ou suivi des tâches ou des activités du projet) a pour but de vérifier que le projet se déroule conformément au planning établi et que les ressources humaines, matérielles et financières sont bien définies et utilisées à bon escient. En cas de problème, vous pourrez le signaler à l’équipe et agir rapidement ensemble pour le solutionner.
Le suivi de l’avancement du projet se divise en trois étapes :
+ la collecte des données,
+ l’analyse de ces données,
+ la mise en place d’actions correctives si besoin.
Une fois votre projet lancé, il ne suffit pas d’accomplir les tâches les unes après les autres pour que les objectifs soient atteints et le projet réussisse.En suivant correctement l’accomplissement des différentes tâches du projet, l’activité et les résultats de vos collaborateurs, vous vous assurez que votre équipe est performante et que les objectifs fixés seront atteints. Ce suivi permet également d’estimer le coût du projet à tout moment, en fonction du temps déjà consommé.
Les différents outils de suivi sur la signalétique
Pour vous aider à suivre l’avancement de votre projet, deux outils sont à votre disposition :
+ la réunion de suivi
+ le logiciel de gestion de projet
Les réunions de suivi
Le but de la réunion de suivi est de faire un état des lieux de l’avancement de l’ensemble des tâches du projet avec tous les membres de l’équipe concernés. C’est également au cours de ces réunions que les problèmes rencontrés seront traités. L’objectif étant de permettre au projet de progresser quotidiennement.
Le chef de projet anime la réunion et les responsables de chaque tâche doivent y participer. L’attention doit être concentrée sur le planning à jour du projet sur lequel chaque tâche est représentée graphiquement (date de début, durée, date de fin). Le planning doit être lisible et compréhensible de tous les participants. Chaque tâche doit être classée selon son état : terminée, en cours ou non commencée.
La réunion de suivi permet de :
+ identifier les tâches qui doivent démarrer prochainement,
+ définir les nouvelles tâches à ajouter et celles à supprimer,
+ déterminer l’avancement des tâches en cours et leur durée restante,
+ prendre les décisions qui s’imposent.
Il est impératif que le suivi du projet soit réalisé conjointement par le chef de projet et son équipe, et que le planning, mis à jour quotidiennement, soit le document de référence.
Après la réunion, un compte-rendu détaille les retards constatés, leur origine et les actions à mener pour les résoudre.
Les réunions de suivi doivent avoir lieu régulièrement tout au long du projet. Leur fréquence dépendra de la taille et de la durée du projet.
La gestion de projet consiste à :
+ planifier le projet dans le temps : c’est l’objet de la planification,
+ chiffrer et suivre le budgétisé (étude préalable des coûts et avantages ou revenus attendus en contrepartie, des sources de financement, étude des risques projets, opérationnels et financiers et des impacts divers …),
+ maîtriser et piloter les risques,
+ atteindre le niveau de qualité souhaité,
+ faire intervenir de nombreuses parties prenantes : c’est l’objet des organisations qui identifient maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage (voir également fonctions de maîtrise d’ouvrage) ,
+ responsabiliser le chef de projet ou le directeur de projet, mettre en place un comité de pilotage,
+ suivre des enjeux opérationnels et financiers importants
+ organiser les avenants au contrat nécessaires pour couvrir les demandes de modifications.